Как нотариус свидетельствует подлинность подписи
При свидетельствовании подлинности подписи нотариус подтверждает, что подпись на документе сделана определенным лицом в его присутствии либо признана этим лицом своей в предусмотренном порядке. Нотариус при этом не удостоверяет автоматически истинность всех фактов, изложенных в самом документе. Поэтому процедура подходит, когда юридически важно подтвердить принадлежность подписи, но ее нельзя использовать как замену нотариальному удостоверению сделки или как универсальное подтверждение достоверности содержания документа.
Что именно подтверждает нотариус
Смысл нотариального действия ограничен идентификацией подписанта и фактом совершения или признания подписи. Нотариус устанавливает личность обратившегося, проверяет необходимые полномочия и совершает удостоверительную надпись по установленным правилам. Если документ содержит утверждения о событиях, расчетах, качестве товара или других обстоятельствах, свидетельствование подписи само по себе не делает эти утверждения доказанными нотариусом. Это принципиальное отличие от удостоверения сделки, где нотариус проверяет законность сделки и соответствие ее содержания воле сторон в более широком объеме. Выбирайте действие исходя из того, что должен подтвердить нотариус по закону или требованию адресата.
Какие документы взять
Физическому лицу нужен действующий документ, удостоверяющий личность, и сам документ, на котором должна быть засвидетельствована подпись. Представителю организации или иному лицу, подписывающему документ в специальном статусе, могут понадобиться документы о полномочиях. Если текст составлен на иностранном языке либо предназначен для использования за рубежом, заранее уточните требования к переводу, форме удостоверительной надписи и последующей легализации или апостилю. Не подписывайте документ заранее, если нотариус просит поставить подпись в его присутствии. При записи кратко опишите документ и куда он будет представлен: это помогает определить правильное нотариальное действие.
Как проходит процедура
На приеме нотариус устанавливает личность, проверяет документы и полномочия, выясняет, понимает ли обратившийся значение своего действия, и оценивает, допустимо ли свидетельствование подписи на представленном документе. Подпись проставляется в присутствии нотариуса либо лицо подтверждает ранее сделанную подпись в предусмотренной законом ситуации. Затем нотариус оформляет удостоверительную надпись и регистрирует нотариальное действие в установленном порядке. Если документ состоит из нескольких листов, требования к его оформлению определяются видом документа и правилами нотариального производства. Не вносите исправления после совершения нотариального действия: изменение текста может поставить под сомнение связь удостоверительной надписи с документом.
Когда свидетельствования подписи недостаточно
Если закон требует нотариально удостоверить саму сделку, одно свидетельствование подписи не заменит удостоверение. Аналогично оно не подтверждает полномочия органа, факт оплаты, достоверность приложенных сведений или юридическую действительность документа за пределами предмета нотариального действия. Некоторые учреждения требуют специальную форму документа или отдельное подтверждение полномочий; их требования следует выяснить до визита. Если вы не уверены, попросите адресата назвать правовое основание требования: нужна именно нотариально засвидетельствованная подпись, нотариальная копия, удостоверение сделки или другое действие. Правильное определение задачи помогает избежать повторного обращения.
Подпись на заявлениях для регистрации
Отдельные заявления для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей имеют специальные правила. В предусмотренных случаях подпись заявителя на бумажном заявлении свидетельствуется нотариально, а нотариус может также направить документы в регистрирующий орган электронно. При самостоятельной электронной подаче с усиленной квалифицированной электронной подписью закон предусматривает исключения из нотариального свидетельствования подписи для ряда регистрационных процедур. Поэтому для регистрационного заявления нельзя механически применять общий совет о любой подписи: нужно смотреть конкретную форму, статус заявителя и способ подачи по актуальной инструкции ФНС.
Подпись переводчика и другие специальные случаи
Нотариальное свидетельствование подписи встречается и в ситуациях, где подписант действует не как сторона сделки. Например, если нотариус не владеет языками документа, перевод может выполнить переводчик, а нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика. В этом случае нотариальное действие относится к подписи конкретного переводчика и не должно смешиваться с самостоятельным свидетельствованием верности перевода нотариусом. Для банковских карточек, корпоративных заявлений и других специальных документов также могут действовать отдельные требования и тарифные правила. При записи назовите тип документа точно, чтобы нотариус определил нужную процедуру.
Стоимость и льготы
Оплата зависит от вида документа и правового основания свидетельствования подписи. Федеральная часть тарифа определяется по законодательству, а региональная — по действующим правилам соответствующего субъекта. Для некоторых документов федеральный тариф установлен отдельно, поэтому нельзя считать любой случай одинаковым. Дополнительно учитывайте льготы, если у вас есть предусмотренное законом основание. До визита можно запросить ориентировочный расчет, указав вид документа и статус подписанта без передачи лишних персональных данных. Окончательный размер подтверждается после проверки документов и точной квалификации нотариального действия.
Когда нотариус может не совершить действие
Нотариус не обязан свидетельствовать подпись на любом принесенном тексте. Если действие противоречит закону, документ оформлен с нарушениями, личность или полномочия нельзя установить либо имеются другие предусмотренные законом препятствия, нотариус действует по правилам об отложении или отказе в совершении нотариального действия. Практически это означает, что проблему нужно устранять по существу: представить недостающие полномочия, исправить форму документа или выбрать правильный вид нотариального действия. Если вы получили отказ, попросите разъяснить основание и порядок его обжалования, а не пытайтесь получить то же действие у другого нотариуса без устранения причины.
Частые вопросы
Подтверждает ли нотариус правдивость текста?
Нет. При свидетельствовании подлинности подписи нотариус подтверждает принадлежность подписи определенному лицу, но не удостоверяет автоматически факты, изложенные в документе.
Можно ли подписать документ дома заранее?
Обычно для такого действия безопаснее подписывать документ у нотариуса. В предусмотренных правилами случаях лицо может признать ранее сделанную подпись своей, но конкретный порядок лучше уточнить до визита.
Это то же самое, что нотариально удостоверить сделку?
Нет. Удостоверение сделки включает более широкую проверку ее законности, полномочий и воли сторон. Свидетельствование подписи имеет более узкий предмет и не заменяет обязательную нотариальную форму сделки.