Как перевести бумажный документ в электронный с сохранением юридической силы
Для юридически значимого преобразования бумажного документа в электронный обычно используют нотариальное удостоверение равнозначности по статье 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате. Нотариус сам изготавливает электронный образ представленного бумажного документа, удостоверяет тождественность содержания и подписывает электронный документ своей квалифицированной электронной подписью. Это не обычное сканирование: самостоятельный PDF или фотография бумаги не приобретают равную оригиналу силу только из-за хорошего качества изображения.
Что именно подтверждает нотариальная равнозначность
Нотариальное действие подтверждает не подлинность всех фактов, изложенных в бумаге, а тождественность содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию представленного бумажного носителя. После удостоверения электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, равнозначность которому подтверждена. Практический смысл процедуры возникает, когда адресат готов принимать электронные документы и ему требуется юридически значимая электронная форма, а не копия для ознакомления. До обращения полезно уточнить у конкретного получателя, допускает ли его процесс такой электронный документ и нужен ли определенный формат передачи.
Когда эта процедура подходит, а когда есть исключения
Статья 103.8 Основ прямо исключает удостоверение равнозначности в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность. Поэтому нельзя считать, что нотариус способен превратить в равнозначный электронный документ любую бумагу без анализа ее вида. Если документ сам является договором в простой письменной форме, паспортом или иным удостоверением личности, нужен иной правовой маршрут. Для остальных документов применимость оценивают по их содержанию, происхождению, состоянию и цели использования. Если документ предназначен для иностранного органа, отдельно выясняют требования этого государства к форме, легализации, апостилю и переводу.
Что подготовить перед визитом к нотариусу
Подготовьте сам бумажный документ в состоянии, позволяющем прочитать все его реквизиты, страницы, приложения, печати и отметки, а также документ, удостоверяющий личность заявителя для совершения нотариального действия. Если вы действуете от имени организации или другого лица, нотариус проверит полномочия в применимом объеме. Заранее сообщите, куда планируется представить электронный результат и есть ли у адресата технические требования. Не обрезайте листы, не переклеивайте страницы и не пытайтесь самостоятельно исправлять плохо читаемые реквизиты. При сомнениях в комплектности документа лучше принести связанные приложения и исходные материалы: нотариус определит, что относится к удостоверяемому документу.
Пошагово: как происходит преобразование
Сначала нотариус устанавливает личность заявителя и проверяет, возможно ли совершить требуемое нотариальное действие с конкретным документом. Затем он изготавливает электронный образ бумажного документа. Закон связывает юридическую силу результата именно с изготовлением электронного образа нотариусом и его подписанием квалифицированной электронной подписью нотариуса. После оформления заявитель получает электронный документ способом, который допускается применяемой процедурой и техническими правилами. Перед передачей третьему лицу сохраните файл в исходном виде: пересканирование, печать с последующим сканированием или изменение файла создают уже другой объект и могут лишить смысл нотариальное удостоверение равнозначности.
Электронная передача и удаленные сервисы: не путать процедуры
На портале ФНП предусмотрены удаленные нотариальные действия, но сам факт наличия онлайн-сервиса не означает, что любое действие можно совершить без личного визита. Удостоверение равнозначности бумажного документа электронному предполагает представление нотариусу бумажного носителя, поэтому исходный документ должен быть физически исследован в рамках процедуры. Отдельно существуют действия с изначально электронными документами, например удостоверение равнозначности бумажного документа электронному или конвертация электронного документа в иной формат в предусмотренных законом случаях. Выбирайте направление преобразования по тому, какой документ является исходным: бумажный или электронный.
Сколько это стоит и сколько времени занимает
Точную итоговую сумму нельзя надежно назвать без актуальной проверки на дату обращения: единый нотариальный тариф складывается по действующим правилам, а размеры регионального тарифа и льготы могут зависеть от обстоятельств и субъекта РФ. Перед визитом проверьте раздел ФНП «Нотариальные действия и тарифы» и сведения нотариальной палаты вашего региона. Срок совершения также зависит не только от изготовления файла, но и от проверки документа, личности, полномочий и отсутствия оснований для отложения. Если результат нужен к определенной дате, согласуйте возможность совершения действия заранее, не предполагая, что любой документ будет преобразован немедленно.
Почему нотариус может запросить дополнительные сведения или отказать
Причиной дополнительной проверки может быть повреждение документа, противоречивые реквизиты, сомнения в комплектности, отсутствие необходимых полномочий у представителя либо неясность того, относится ли запрос к допустимому нотариальному действию. Отказ возможен, когда действие противоречит закону, в том числе при прямом запрете статьи 103.8 для некоторых категорий документов. Нотариальная равнозначность также не исправляет юридические дефекты исходной бумаги и не подтверждает истинность изложенных в ней обстоятельств. Если адресат требует иной способ подтверждения документа, нотариальная электронная форма сама по себе не обязывает его менять установленные законом правила приема.
Что перепроверить по официальным источникам
Перед обращением откройте действующую редакцию Основ законодательства РФ о нотариате и проверьте статью 103.8, а также актуальные материалы ФНП по нотариальным действиям и тарифам. Для электронных сервисов сопоставьте запрос с перечнем удаленных нотариальных действий: он помогает не смешивать преобразование бумажного документа с действиями, которые выполняются с изначально электронными файлами. Если документ предназначен для конкретного суда, регистратора, банка, иностранного органа или иной организации, дополнительно проверьте требования именно этого получателя. Такой порядок снижает риск получить юридически корректный электронный документ, который технически или процедурно не подходит адресату.
Частые вопросы
Достаточно ли отсканировать документ и подписать файл своей электронной подписью?
Нет, обычное сканирование не является нотариальным удостоверением равнозначности. По статье 103.8 электронный образ для этого действия изготавливает нотариус и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью.
Можно ли так перевести в электронный вид паспорт?
Нет. Основы законодательства РФ о нотариате прямо не допускают удостоверение равнозначности электронного документа бумажному в отношении документов, удостоверяющих личность.
Будет ли нотариальный электронный документ принят в любой организации?
Его юридическая сила приравнена к исходному бумажному документу в пределах предусмотренной законом процедуры, но порядок подачи определяет адресат и специальное регулирование. Перед оформлением стоит проверить канал, формат и иные требования получателя.