Нотариальный навигаторПонятно о нотариальных действиях

Как передать электронные документы через нотариуса

Передача электронных документов через нотариуса может означать разные процедуры: создание электронного документа, равнозначного бумажному; изготовление бумажного документа, равнозначного электронному; преобразование электронного формата; либо собственно передачу электронного документа адресату как удаленное нотариальное действие. Сначала нужно определить требуемый юридический результат, потому что состав входных файлов, электронная подпись, возможность удаленного обращения и ограничения для каждого действия различаются.

Открытый планшетный сканер с чистым стеклом рядом с ноутбуком, папками и ручкой

Определите, что именно должен подтвердить нотариус

Если у вас бумажный оригинал, который нужно отправить в другой город в электронной форме с сохранением юридической силы, обычно рассматривают удостоверение равнозначности электронного документа бумажному. Нотариус изготавливает электронный образ и подписывает его квалифицированной электронной подписью. Если исходник уже электронный и подписан квалифицированной электронной подписью, может потребоваться обратное действие — изготовление равнозначного бумажного документа. Отдельно существует удаленная передача электронных документов адресату. Эти действия решают разные задачи, поэтому формулировка «просто переслать файл через нотариуса» недостаточна для выбора процедуры.

Когда бумажный документ можно превратить в равнозначный электронный

Статья 103.8 Основ законодательства о нотариате позволяет нотариусу удостоверить равнозначность изготовленного им электронного документа документу на бумажном носителе. Нотариус создает электронный образ представленного документа и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью; такой электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, равнозначность которому удостоверена. Но есть ограничения: закон не допускает это действие в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность. Поэтому вид исходного документа нужно сообщить нотариусу заранее.

Что делать, если исходный документ уже электронный

Для электронного документа возможны другие нотариальные действия. При удостоверении равнозначности бумажного документа электронному нотариус работает с электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью, и изготавливает бумажный экземпляр по правилам закона. Также предусмотрено удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, исходному электронному документу; это действие совершается удаленно по установленной процедуре. Наличие файла PDF или скана само по себе не доказывает юридически значимую электронную форму: важны происхождение документа, вид электронной подписи и возможность проверки ее действительности.

Как подготовиться к передаче электронного документа

Сначала получите от адресата точное требование: нужен файл с квалифицированной электронной подписью нотариуса, бумажная копия из электронного оригинала, подтверждение передачи либо иной результат. Подготовьте исходный документ без изменений после его подписания, если это электронный оригинал, и сведения об адресате. Для удаленного обращения проверьте наличие необходимой усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя и доступ к личному кабинету на портале ФНП, если соответствующее действие совершается через него. Не переименовывайте и не пересохраняйте подписанные контейнеры без необходимости, чтобы не нарушить проверку подписи.

Как проходит электронная передача по шагам

Сценарий зависит от действия. При личном обращении с бумажным документом нотариус проверяет документ, изготавливает электронный образ, подписывает его квалифицированной электронной подписью и выдает либо направляет электронный результат в согласованном порядке. Для удаленного нотариального действия заявитель формирует заявление и документы в предусмотренной форме, подписывает их требуемой электронной подписью и направляет через установленный сервис. Нотариус проводит проверки, совершает действие и формирует электронный нотариальный документ. Если нужно подтвердить именно факт передачи адресату, заранее уточните, какое свидетельство или подтверждение будет сформировано.

Удаленный формат доступен не для всех действий

Федеральная нотариальная палата публикует перечень нотариальных действий, которые допускаются удаленно. Среди них есть передача электронных документов физических и юридических лиц другим лицам, отдельные операции с электронными документами, хранение электронных документов и ряд других действий. При этом действия, требующие личной проверки воли, непосредственного участия сторон или иных очных процедур, не становятся удаленными только потому, что документы существуют в электронной форме. Поэтому электронный файл не равен автоматически дистанционному нотариальному действию. Перед отправкой электронного результата стоит уточнить, умеет ли адресат проверять квалифицированную электронную подпись нотариуса и принимает ли соответствующий формат. Иногда юридически корректный файл невозможно загрузить в конкретную информационную систему из-за ее технических ограничений; это вопрос требований получателя, а не действительности нотариального документа.

Тарифы, форматы и технические требования нужно сверять перед обращением

Требования к форматам электронных нотариальных документов устанавливаются уполномоченными органами и могут обновляться. Аналогично меняются региональные составляющие единого нотариального тарифа и технические сервисы ФНП. Перед обращением проверьте официальный раздел нотариальных действий и удаленных услуг, а при передаче в конкретную организацию — также ее требования к формату файла и способу получения. Не следует самостоятельно конвертировать подписанный электронный документ только ради удобства, если такая конвертация может нарушить подпись или сделать файл непригодным для проверки.

Причины, по которым процедура может потребовать другого решения

Нотариус может установить, что выбранное действие не подходит к исходному документу: например, закон запрещает удостоверять равнозначность для конкретной категории, электронная подпись не проверяется, файл изменен после подписания, адресат требует бумажный документ или нужен не перенос формы, а подтверждение факта направления. В таких случаях полезно заново сформулировать цель: что должен получить адресат и какое юридическое свойство нужно подтвердить. Это позволяет выбрать между равнозначностью, свидетельствованием, передачей документа, переводом или иной нотариальной процедурой без создания лишних промежуточных файлов. При работе с электронной подписью важна целостность файла. Пересохранение PDF, объединение страниц, редактирование метаданных или повторная печать в PDF могут изменить данные, на которых основана подпись. Если нужно преобразовать формат, используйте предусмотренную нотариальную процедуру либо требования системы-получателя, не изменяя исходный подписанный файл самостоятельно.

Частые вопросы

Можно ли у нотариуса превратить любой бумажный документ в электронный с той же юридической силой?

Нет. Закон прямо устанавливает ограничения, в частности для сделок в простой письменной форме и документов, удостоверяющих личность. Для остальных документов нотариус оценивает возможность совершения действия по представленному оригиналу.

Нужна ли квалифицированная электронная подпись для удаленного обращения?

Для ряда удаленных нотариальных действий заявление и документы направляются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя. Точные требования зависят от конкретного действия и действующей процедуры на портале ФНП.

Чем электронная копия нотариуса отличается от обычного скана?

Обычный скан — лишь изображение документа. При удостоверении равнозначности нотариус создает электронный образ в установленном порядке и подписывает его квалифицированной электронной подписью, подтверждая тождественность содержания бумажному документу в пределах предусмотренного законом действия.

Официальные источники