Нотариальный навигаторПонятно о нотариальных действиях

Как нотариус свидетельствует верность копии документа

При свидетельствовании верности копии нотариус сопоставляет копию с представленным документом и удостоверяет их соответствие. Это не проверка правдивости содержания исходника и не подтверждение того, что подписавшие документ лица действительно обладали указанными в нем полномочиями. Для обращения нужен документ, пригодный для проверки; конкретные требования зависят от его вида и состояния.

Лупа лежит на одном из двух чистых листов рядом с папкой и ручкой

Что именно подтверждает нотариальная копия

Удостоверительная надпись нотариуса относится к соответствию копии тому документу, который был представлен для совершения нотариального действия. ФНП отдельно указывает, что при этом нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших лиц либо правоспособность организации-источника. Поэтому нотариальную копию нельзя использовать как доказательство истинности каждого утверждения исходника только на том основании, что она заверена. Ее практическая функция иная: получатель может работать с копией, имеющей нотариальное подтверждение соответствия представленному документу, не забирая у владельца исходный экземпляр.

Когда такая копия действительно нужна

Требование о нотариально засвидетельствованной копии может следовать из закона, процедуры конкретного органа, договора или правил иностранного получателя. В других ситуациях достаточно обычной копии, электронного образа либо сведений, которые орган получает межведомственно. Поэтому первый шаг — не поиск нотариуса, а проверка требований адресата. Уточните название документа, число экземпляров, нужна ли копия всего документа или отдельных страниц и требуется ли затем перевод, апостиль либо иная процедура. Не стоит заказывать нотариальные копии «на всякий случай»: для разных целей форма подтверждения может отличаться, а некоторые документы правильнее получать повторно у выдавшего их органа.

Какой документ представить для сверки

Нотариусу нужен исходный документ в состоянии, позволяющем однозначно сопоставить его с копией. Если документ многостраничный, прошит, имеет приложения, печати, отметки или особенности оформления, сохраните его целостность. Не удаляйте скрепления и не исправляйте дефекты самостоятельно. Наличие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, повреждений или иных особенностей может потребовать дополнительной оценки. Электронный документ — отдельный случай: его юридическая форма и проверка электронной подписи отличаются от простого распечатанного файла. Если у вас только распечатка электронного документа, заранее скажите об этом нотариусу, чтобы не спутать свидетельствование копии с переводом документа из электронной формы в бумажную.

Что подготовить заявителю

Возьмите документ, удостоверяющий личность, и сам исходник. Если обращение связано с организацией или представительством и обстоятельства требуют подтверждения полномочий, подготовьте соответствующие документы. Заранее посчитайте, сколько экземпляров копии действительно нужно, и уточните у получателя требования к страницам и приложениям. Если документ на иностранном языке, отдельно выясните, требуется ли перевод и каким образом он должен быть удостоверен: свидетельствование верности копии и свидетельствование перевода — разные нотариальные действия. Полезно заранее сообщить нотариальной конторе вид документа, количество страниц и наличие нестандартных элементов. Это не гарантирует совершение действия, но позволяет понять, какие оригиналы и дополнительные сведения взять на прием.

Как проходит процедура у нотариуса

На приеме нотариус устанавливает личность обратившегося, изучает предъявленный документ и проверяет, возможно ли совершить запрошенное действие. Копия изготавливается или принимается для сверки по правилам нотариального производства, после чего нотариус сопоставляет ее с документом и совершает удостоверительную надпись. Для многостраничных материалов важны все страницы и их взаимосвязь. Если заявителю требуется несколько нотариальных экземпляров, это лучше определить до оформления. Получив документ, проверьте число листов и то, что скопированы нужные приложения и оборотные стороны. Смысл процедуры не меняется от того, кто технически сделал ксерокопию: юридически значимо то, что нотариус проверил ее соответствие предъявленному документу.

Тариф, срок и электронные альтернативы

Стоимость зависит от нотариального действия, количества страниц и применимых правил оплаты; актуальные данные следует смотреть на официальном сайте ФНП и у нотариуса непосредственно перед обращением. Льготы применяются только при наличии предусмотренных законом оснований и подтверждающих документов. Срок также нельзя свести к одной цифре: простая копия небольшого документа и объемный комплект требуют разного времени. В электронном обороте иногда вместо бумажной нотариальной копии подходит электронный документ или нотариальное действие по переводу документа из одной формы в другую. Какой вариант примет адресат, нужно выяснить заранее — техническая возможность получить электронный файл еще не означает, что он соответствует требованиям конкретной процедуры.

Из-за чего могут возникнуть сложности

На практике вопросы вызывают поврежденные документы, нечитаемые фрагменты, незаверенные исправления, отсутствие части листов или приложений, а также ситуации, когда заявитель предъявляет не оригинал, а обычную копию и просит сделать из нее нотариальную копию. Отдельно проверяются документы, для которых законом или их природой установлены специальные правила. Если документ содержит персональные данные третьих лиц, важно использовать копию только для законной цели и передавать ее надлежащему адресату. Нотариус действует в рамках Основ о нотариате и не обязан совершать действие при наличии законных препятствий. Если проблема устранима, разумнее получить надлежащий экземпляр у источника документа, чем пытаться компенсировать дефект нотариальным удостоверением копии.

Где проверить правила перед обращением

В Основах законодательства РФ о нотариате свидетельствование верности копий и выписок названо нотариальным действием. Официальный раздел ФНП поясняет предел проверки и отличие копии от выписки. Перед визитом сверяйте именно действующую редакцию нормативного акта и официальный раздел о нотариальных действиях и тарифах. Если копия предназначена для суда, регистрационного органа, учебного учреждения, иностранной организации или конкретной договорной процедуры, дополнительно изучите требования этого адресата. Нотариальная форма решает вопрос соответствия копии предъявленному документу, но не отменяет правила о сроке действия справки, легализации, переводе или специальном способе получения документа, если они применимы.

Частые вопросы

Нотариус проверяет, правдив ли текст документа?

Нет. Свидетельствуя верность копии, нотариус подтверждает ее соответствие представленному документу, а не достоверность всех сведений и фактов внутри исходника.

Можно ли заверить у нотариуса распечатку электронного файла как обычный оригинал?

Распечатка не всегда равнозначна исходному электронному документу. Сообщите нотариусу, в какой форме документ был создан и подписан: может потребоваться иное нотариальное действие.

Кто должен сделать копию — заявитель или нотариальная контора?

Технический способ подготовки копии сам по себе не определяет ее юридическую силу. Важно, чтобы нотариус имел надлежащий исходный документ и мог сверить с ним весь текст и реквизиты копии.

Официальные источники