Какие документы нотариус не сможет засвидетельствовать как копию
Нотариус свидетельствует не «подлинность содержания», а соответствие изготовленной копии представленному документу. Поэтому препятствие возникает, когда нельзя надежно установить, чему именно должна соответствовать копия, документ не отвечает требованиям законодательства либо заявитель просит подтвердить то, что эта нотариальная процедура вообще не подтверждает. До визита оцените состояние оригинала, его целостность и цель, для которой нужна копия.
Что именно подтверждает нотариальная копия
Свидетельствуя верность копии, нотариус подтверждает, что изготовленная копия соответствует представленному документу. При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа, истинность изложенных в нем фактов, дееспособность подписавших лиц или правоспособность организации, от которой документ исходит. Это ключевая граница процедуры: нотариальная копия не превращает спорный по содержанию документ в достоверный и не заменяет проверку его юридической силы получателем. Поэтому сначала выясните, что требует организация, куда будет подана копия. Иногда ей нужна именно нотариально засвидетельствованная копия, иногда достаточно обычной копии с предъявлением оригинала, электронной выписки из реестра или дубликата, выданного самим органом.
Какие недостатки оригинала создают проблему
Основы предъявляют общие требования к документам, представляемым нотариусу. Бумажные документы, используемые для подтверждения фактов, не должны содержать недопустимых подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений; текст должен быть читаемым, а целостность многостраничного документа — обеспечена. Небольшие недостатки иногда могут быть признаны несущественными для конкретной цели, но это оценивает нотариус, а не заявитель. Если оригинал сильно поврежден, часть текста отсутствует, листы не позволяют понять их принадлежность одному документу или реквизиты невозможно прочитать, свидетельствование копии может оказаться невозможным. Не пытайтесь самостоятельно «восстановить» документ дорисовкой реквизитов, переклейкой страниц или удалением следов исправлений.
Можно ли заверить копию с копии
Для некоторых документов закон допускает свидетельствование верности копии копии, но это не универсальное правило «можно принести любую ксерокопию». Значение имеет, как была удостоверена исходная копия и допускается ли соответствующий вариант по законодательству. На практике самый понятный маршрут — предъявить нотариусу оригинал документа, с которого нужно сделать копию. Если оригинал отсутствует, сначала объясните происхождение имеющейся копии: кем она выдана, содержит ли удостоверительную отметку, можно ли получить дубликат. Не следует выдавать распечатку электронного файла за оригинал бумажного документа. Для электронных документов существуют отдельные процедуры удостоверения равнозначности и проверки электронной подписи; простое свидетельствование бумажной копии не всегда решает такую задачу.
Документы с исправлениями и повреждениями
Неоговоренные исправления важны потому, что нотариус должен видеть устойчивый и читаемый источник копирования. Подчистки, записи поверх текста, легко удаляемый краситель, неясные вставки или повреждение реквизитов могут сделать документ непригодным для действия. При этом закон позволяет нотариусу оценить, являются ли отдельные недостатки несущественными именно для той цели, для которой документ представлен. Это не означает автоматического принятия документа с любыми дефектами. Если исправление внесено надлежащим образом выдавшим органом и оформлено по правилам конкретного документа, его наличие само по себе не равнозначно запрету. Но заявителю не стоит самостоятельно исправлять орфографию, даты, фамилии или иные сведения.
Выписка вместо полной копии
Иногда вместо копии всего документа нужна выписка. Нотариус может свидетельствовать верность выписки, если исходный документ содержит решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов; выписка должна полностью воспроизводить текст части документа по определенному вопросу. Это полезно, когда получателю не требуется весь объем документа, но нельзя произвольно вырезать отдельные фразы так, чтобы менялся смысл. Спросите у получателя, принимает ли он нотариальную выписку. Если требуется конкретная страница многостраничного документа, это еще не значит, что ее можно заверить как самостоятельную выписку без контекста. Нотариус оценит структуру исходника и возможность отделить соответствующую часть.
Как подготовиться к свидетельствованию копии
Возьмите оригинал в том виде, в каком он был выдан, без самостоятельной ламинации, переклейки или исправлений. Если документ многостраничный, сохраните его скрепление и последовательность листов. Заранее проверьте читаемость реквизитов и наличие всех страниц. Если документ иностранный, уточните, нужна ли легализация, апостиль или перевод и в какой последовательности совершаются соответствующие действия. Сообщите нотариусу, куда предполагается представить копию и нужен ли полный документ либо выписка. Это не гарантирует принятия документа адресатом, но помогает выбрать правильное действие. Если получатель установил специальные требования, попросите ссылку на официальный регламент.
Что делать при невозможности заверить документ
Если нотариус считает свидетельствование невозможным, уточните точную причину: проблема в состоянии документа, его форме, отсутствии оригинала или в том, что заявленная цель требует другого действия. Многие ситуации решаются получением дубликата или нового экземпляра в выдавшем органе. Для электронного документа может подойти нотариальное действие по переводу из электронной формы в бумажную или наоборот, если выполнены предусмотренные законом условия. Если заявитель считает отказ неправомерным, действует общий порядок письменного оформления и судебного обжалования отказа. Но сначала полезно отделить спор о применении закона от технически устранимого дефекта. Нотариус не обязан свидетельствовать копию документа, который не позволяет надежно выполнить установленную процедуру.
Где проверить действующие требования
Проверяйте действующую редакцию Основ законодательства РФ о нотариате: общие требования к документам содержатся в статье 45, а правила свидетельствования верности копий и выписок — в главе о соответствующем нотариальном действии. Федеральная нотариальная палата в справочном материале прямо поясняет, что нотариус подтверждает соответствие копии представленному документу, а не законность содержания или истинность фактов. Если документ относится к специальной сфере — акт гражданского состояния, образование, судебный акт, иностранный официальный документ, корпоративный документ — дополнительно проверьте правила его выдачи и использования у компетентного органа. Материал описывает общую нотариальную процедуру; окончательная возможность свидетельствования зависит от конкретного оригинала и цели его представления.
Частые вопросы
Подтверждает ли нотариальная копия, что сведения в документе правдивы?
Нет. При свидетельствовании верности копии нотариус подтверждает соответствие копии предъявленному документу, но не истинность изложенных фактов и не законность содержания самого документа.
Можно ли нотариально заверить поврежденный документ?
Это зависит от характера повреждения. Если текст, реквизиты или целостность документа не позволяют надежно установить содержание, действие может быть невозможно. Незначительность отдельных недостатков оценивает нотариус применительно к цели обращения.
Что делать, если оригинал утерян?
Сначала выясните возможность получить дубликат или повторный экземпляр у органа, организации или лица, выдавших документ. Наличие обычной ксерокопии само по себе не означает, что нотариус сможет засвидетельствовать ее верность.