Можно ли заверить копию электронного документа у нотариуса
Да, нотариус может совершать действия с электронными документами, но юридически это не всегда называется «заверением копии». Для электронного оригинала применимы специальные нотариальные действия: например, удостоверение равнозначности бумажного документа электронному либо электронного документа бумажному. Какой вариант подходит, зависит от того, в какой форме существует исходный документ, чем он подписан и в каком виде его требует получатель.
Что именно нотариус может подтвердить для электронного документа
В нотариальном праве важно различать обычную копию файла и нотариальное действие, которому закон придаёт самостоятельное значение. Основы законодательства РФ о нотариате прямо относят к нотариальным действиям удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и обратное преобразование. При переводе электронного документа в бумажную форму нотариус подтверждает тождественность содержания представленного электронного документа и изготовленного им бумажного документа. Для такого действия электронный исходник должен отвечать установленным требованиям, в частности вопрос о квалифицированной электронной подписи имеет принципиальное значение. Поэтому просьбу «заверить распечатку файла» лучше формулировать через цель: какой документ есть сейчас и какой юридически значимый результат нужен получателю.
Когда нужна бумажная форма, а когда электронная
Если у вас электронный оригинал, сначала выясните требования организации, куда документ будет представлен. Одни получатели принимают исходный электронный документ с электронной подписью и не требуют бумажного экземпляра. Другим нужен бумажный документ, равнозначность которого электронному удостоверена нотариусом. Обратная ситуация возникает, когда на руках бумажный оригинал, а документ надо подать в электронном виде: нотариус может изготовить электронный документ и удостоверить его равнозначность бумажному. Простая распечатка электронного файла сама по себе не превращается в нотариально подтверждённый документ. Точно так же скан бумажного документа без соответствующего нотариального действия не приобретает автоматически силу оригинала.
Кто может обратиться и что нужно сообщить нотариусу
Обратиться может лицо, заинтересованное в совершении нотариального действия, либо его представитель при наличии надлежащих полномочий. Для предварительного уточнения полезно сообщить нотариусу происхождение электронного документа, его формат, кто его подписал, имеется ли электронная подпись и для какого органа или организации готовится итоговый экземпляр. Если речь идёт о документе, который по закону нельзя преобразовать данным способом или для которого предусмотрена особая процедура, нотариус объяснит применимый вариант. Не стоит заранее удалять подпись, сохранять файл через печать в PDF или иным образом менять исходник: такие операции могут разрушить сведения, необходимые для проверки электронной подписи и целостности документа.
Какие файлы и документы подготовить
Подготовьте сам электронный документ в исходном виде, а не только снимок экрана или распечатку. Если вместе с файлом получены отдельный файл подписи, сертификат или иные технические данные, сохраните их. Возьмите документ, удостоверяющий личность, а при обращении представителя — документ о полномочиях. Полезно иметь требования получателя к форме документа: иногда проблема решается передачей электронного оригинала, а не изготовлением бумажной версии. Если документ содержит приложения, графику или несколько файлов, заранее уточните, что составляет единый комплект. Нотариус проверяет возможность совершения конкретного действия по представленным материалам, поэтому универсального перечня для всех электронных документов нет.
Как проходит обращение: практический порядок
Практический маршрут такой. Сначала определите конечную форму: бумажная или электронная. Затем сохраните электронный оригинал без изменения и уточните у получателя, принимает ли он исходный электронный документ. После этого обратитесь к нотариусу и опишите задачу не бытовым термином «копия», а через исходную и требуемую форму. Нотариус идентифицирует заявителя, исследует документ и проверяет соблюдение условий нотариального действия. При положительном результате изготавливается документ в требуемой форме и совершается удостоверение равнозначности. Перед использованием проверьте, что итоговая форма соответствует именно требованиям адресата: нотариальное действие подтверждает предусмотренные законом обстоятельства, но не отменяет специальных правил ведомства, суда, банка или иностранного получателя.
Тарифы, сроки и удалённое взаимодействие
Размер платы зависит от вида нотариального действия и применимых правил о нотариальном тарифе; фиксировать сумму без проверки на дату обращения ненадёжно. Актуальные сведения публикует Федеральная нотариальная палата и региональные нотариальные палаты. Для части действий с электронными документами законодательство и сервисы нотариата предусматривают удалённый формат, однако условия различаются. Например, отдельные удалённые нотариальные действия требуют подачи заявления через личный кабинет ФНП и усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя. Наличие электронного файла само по себе не означает, что любое действие можно провести дистанционно. До оплаты и подачи заявления проверьте карточку конкретного нотариального действия и технические требования сервиса.
Когда нотариус может запросить дополнительные сведения или отказать
Нотариус вправе не совершать действие, если оно противоречит закону, представленные материалы не позволяют установить необходимые обстоятельства либо заявитель просит подтвердить то, что не входит в содержание выбранного нотариального действия. Дополнительные вопросы возникают, если файл повреждён, изменён после подписания, электронная подпись не проверяется, отсутствует необходимый компонент подписи или содержание документа не может быть корректно воспроизведено в другой форме. Возможна и ситуация, когда заявителю фактически нужна не равнозначность, а иное действие — например, свидетельствование верности перевода или передача документа. Мотивированный отказ можно обжаловать в установленном законом порядке; до этого полезно уточнить, какого именно условия не хватает.
Что проверить в официальных источниках перед обращением
Базовая норма содержится в Основах законодательства РФ о нотариате: документ перечисляет виды нотариальных действий и правила их совершения. Для практической проверки используйте карточки Федеральной нотариальной палаты об удостоверении равнозначности электронного и бумажного документов, а также раздел нотариальных действий и тарифов. Перед обращением сопоставьте три вещи: форму исходника, наличие и вид электронной подписи и требования будущего получателя. Если документ предназначен для иностранного органа, дополнительно проверьте правила легализации или апостиля и требования страны назначения: нотариальное преобразование формы и признание российского документа за рубежом — разные вопросы.
Частые вопросы
Можно ли просто распечатать электронный документ и заверить копию?
Не всегда. Для электронного оригинала закон предусматривает специальное действие по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Обычная распечатка без такого действия не подтверждает равнозначность исходному электронному документу.
Нужна ли электронная подпись на исходном файле?
Для удостоверения равнозначности бумажного документа электронному исходный электронный документ должен соответствовать установленным законом требованиям; вид подписи и возможность её проверки нотариус оценивает по конкретному файлу. Не изменяйте исходник до обращения.
Можно ли сделать всё удалённо?
Некоторые нотариальные действия доступны удалённо, но не любое преобразование документа проводится без личного посещения. Проверьте карточку нужного действия на портале ФНП и требования к УКЭП заявителя.