Как сдать документы на хранение нотариусу
Нотариус вправе принять документы на хранение по правилам статей 97–98 Основ законодательства РФ о нотариате. Бумажные документы обычно передаются по описи, один экземпляр которой остается у нотариуса, второй получает сдавшее их лицо; по просьбе возможна передача без описи в надлежаще закрытой упаковке. Для электронных документов предусмотрена отдельная удаленная процедура через единую информационную систему нотариата и с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя.
Когда нотариальное хранение решает практическую задачу
Хранение у нотариуса используют, когда важно передать документы независимому лицу с формализованной фиксацией приема и последующим возвратом по установленным правилам. Это не способ проверить содержание документа, подтвердить его подлинность или автоматически защитить право, которое в нем описано. При бумажном хранении нотариус фиксирует прием и выдает свидетельство; при варианте без описи ответственность касается сохранности упаковки. Если цель состоит в передаче документа адресату, обеспечении доказательства, удостоверении копии или создании электронного равнозначного документа, это уже другие нотариальные действия, и их не следует подменять хранением.
Кто может сдать документы и что определить заранее
ФНП указывает, что документы на хранение принимаются по просьбе заинтересованного физического или юридического лица. До обращения решите, какие именно оригиналы передаются, нужен ли перечень каждого документа, на какой срок требуется хранение и кто должен иметь возможность получить документы обратно. Если действует представитель, подготовьте подтверждение полномочий. Для электронного хранения заранее требуется действующая усиленная квалифицированная электронная подпись заявителя и соблюдение технической процедуры портала ФНП. Не исходите из предположения, что бумажное и электронное хранение оформляются одинаково: закон устанавливает для них разные механизмы.
Как подготовить бумажные документы и опись
Соберите документы в том составе, который действительно нужно передать, и заранее составьте рабочий перечень: наименование, дата или иной отличительный реквизит, количество листов и приложения, если это помогает идентификации. Официальная опись оформляется в рамках нотариального действия; один ее экземпляр остается у нотариуса, другой выдается сдавшему документы. Если вы просите принять документы без описи, они должны быть надлежащим образом упакованы: Основы предусматривают скрепление упаковки печатью нотариуса и подписание нотариусом и сдавшим лицом. В этом варианте нотариус отвечает за сохранность упаковки, поэтому не стоит ожидать фиксации состава так, как при подробной описи.
Порядок приема и документы, которые вы получите
При личном обращении нотариус проверяет личность, при необходимости полномочия и оформляет прием документов. При хранении по описи составляется два экземпляра перечня. Сдавшему документы выдается свидетельство, которое затем важно сохранить для возврата. Сам факт выдачи свидетельства не меняет принадлежность документов и не подтверждает правомерность содержащихся в них требований. Если документы нужны в иной юридической процедуре до окончания хранения, заранее оцените, не потребуется ли их временно вернуть или получить иным законным способом. Условия конкретного приема лучше согласовать с выбранным нотариусом с учетом объема, состояния и характера носителей.
Как устроено удаленное хранение электронных документов
Электронные документы направляются для хранения через инфраструктуру Федеральной нотариальной палаты в порядке статьи 44.3 Основ. Заявление и электронный документ либо пакет документов должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя. В заявлении указываются предусмотренные законом сведения о файле, сроке хранения, контактах для информирования и идентификаторе хранилища, который предоставляет оператор системы. Закон специально предусматривает исключение доступа нотариуса к содержанию переданных электронных документов. Свидетельство о принятии такого файла выдается в электронной форме и содержит идентификатор хранилища.
Срок хранения, стоимость и подготовка к расходам
Срок для электронного документа указывается заявителем в заявлении; технические требования и порядок хранения устанавливает оператор ЕИС нотариата. Для бумажного хранения согласуйте период и условия при обращении. Итоговая стоимость зависит от действующего единого нотариального тарифа и актуального регионального компонента, поэтому фиксированную сумму без даты и региона лучше не использовать. Проверьте калькулятор или тарифные сведения ФНП и нотариальной палаты субъекта РФ непосредственно перед обращением. Если документов много, отдельно уточните, как их объем и способ описания влияют на организацию приема и расчет платы.
Как вернуть документы и где возникают сложности
По статье 98 бумажные документы возвращаются лицу, сдавшему их на хранение, либо законно уполномоченному лицу при предъявлении свидетельства и описи, а также могут быть возвращены по решению суда. Для электронных документов действует специальный порядок: заявитель обращается с идентификатором хранилища и подписывает заявление усиленной квалифицированной электронной подписью; закон допускает выдачу электронного документа любым нотариусом на территории РФ при выполнении условий процедуры. Затруднения возникают при утрате свидетельства, споре о полномочиях, несоответствии идентификаторов или невозможности подтвердить требуемые данные, поэтому реквизиты приема стоит хранить отдельно и безопасно.
Официальная проверка перед передачей ценного архива
Перед сдачей документов сверяйте статьи 97 и 98 Основ законодательства РФ о нотариате, а для удаленной процедуры — также нормы об электронном взаимодействии и актуальные технические правила ФНП. На сайте ФНП проверьте описание действия и действующие тарифы. Для особо ценных документов заранее спросите, соответствует ли выбранная форма хранения вашей цели: нотариус не становится экспертом по содержанию бумаг и не подтверждает их действительность. Если документы нужны для текущего судебного, наследственного, корпоративного или регистрационного процесса, оцените, не создаст ли длительное хранение проблему с предъявлением оригиналов в нужный срок.
Частые вопросы
Можно ли сдать бумажные документы нотариусу без описи?
Да, по просьбе лица это возможно, если документы надлежащим образом упакованы. В таком случае упаковка скрепляется печатью нотариуса и подписывается нотариусом и лицом, а ответственность нотариуса относится к сохранности упаковки.
Можно ли передать электронные документы на хранение без визита?
Да. Основы предусматривают удаленную передачу электронных документов через систему ФНП, но заявление и файлы должны соответствовать техническим требованиям и быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
Кому вернут бумажные документы?
Их возвращают сдавшему лицу или законно уполномоченному лицу при предъявлении предусмотренных документов; отдельным основанием может быть решение суда. Конкретный комплект для возврата сверяйте с нотариусом и статьей 98 Основ.